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Ubicaciones Físicas

Luis Ascanio Actualizado por Luis Ascanio

¿Qué son las Ubicaciones Físicas?

 En esta opción se codifican y definen las diferentes sedes, filiales, o agencias (sucursales) que tenga la empresa y donde existan trabajadores.

¿Cómo crear una nueva sucursal?

1.  Para crear una nueva sucursal se debe presionar el icono “Create” ubicado en la esquina superior derecha:

2.  Se mostrará una ventana donde deberá registrar el código y nombre de la sucursal, luego presionar el icono “Create”:

3.  Una vez creada la sucursal deberá ingresar a la misma, presionando el código para registrarle sus datos particulares:

4.  Se desplegará una ventana en la que deberá registrar la siguiente información:

Datos sucursales

  • Id Fiscal: número de identificación fiscal de la sucursal.
  • Número SSO: número de inscripción de la sucursal al instituto del seguro social.
  • Fecha Registro SSO: fecha de inscripción de la sucursal al instituto del seguro social.
  • Mayor Diferencial Cambiario: código de mayor contable de la sucursal para que el sistema pueda determinar cuál fue la variación de un determinado préstamo que sea manejado en moneda diferente a la moneda local.
  • Auxiliar: auxiliar contable de la sucursal si se desea expresar en la interfase contable.
  • Teléfono: número del teléfono principal de la sucursal.
  • Email: correo electrónico de la sucursal.
  • Zona Económica: aplica solamente para empresas de México, para determinar la zona económica a la cual pertenece y así identificar el salario mínimo que corresponde a dicha zona económica.
  • Actividad Principal 1: descripción de la actividad principal de la sucursal.
  • Actividad Principal 2: descripción de la segunda actividad principal de la sucursal.
  • Sucursal Code: código numérico de 8 caracteres para asociar la sucursal con el código de sucursales de un sistema externo.
  • País: país donde se ubica y opera la sucursal.
  • Ciudad: ciudad donde se ubica y opera la sucursal.
  • Dirección: dirección completa de la sucursal.
  • Sector Urbanización: sector urbano donde se ubica la sucursal.
  • Calle / Avenida: calle donde se ubica la sucursal.
  • Nombre Casa Edificio: edificio donde se ubica la sucursal.
  • Piso: piso del edificio donde se ubica la sucursal.
  • Número: número de oficina donde se ubica la sucursal.
  • Código Postal: código Postal de la ubicación de la sucursal.

Configuración contable externa

Se pueden ingresar datos de configuración contable de la sucursal para la realización de la interfase contable al sistema que tenga el cliente.

Una vez registrada la información se debe presionar el icono “Apply Changes” ubicado en la esquina inferior derecha:

Posteriormente se deberán completar los datos de turnos, horarios, conversiones y feriados ubicados en la banda superior de la sucursal.

Turnos

Se definen todos los datos relativos a los turnos de trabajo que están establecidos para las sucursales de una empresa. Los turnos son codificados y nombrados a selección del usuario y adicional mente debe indicar una serie de parámetros para realizar cálculos automáticos al trabajador en función al turno de trabajo en que realizó su labor e igualmente establecer la cantidad de horas que tiene la jornada diurna, mixta y nocturna, la cantidad de horas que tiene el día de descanso legal y contractual, el porcentaje de recargo durante la jornada seminocturna y nocturna, el próximo turno y el número de semanas o frecuencia con que rota el turno. Con estos y otros valores el sistema determina la rotación a futuro de un trabajador y establece en forma automática día a día los turnos que debe laborar una persona.

Estos registros automáticos pueden ser modificados por el usuario en forma manual, ya sea por cambios en la rotación o modificaciones especiales para días específicos.

¿Cómo configurar los turnos?

1.  Presionar el icono “Turnos”, para registrar los turnos con los que se trabajará en la sucursal:

 2.  El icono “Crear Turno por Defecto” permite crear turnos genéricos con valores estándares por defecto en cada turno y luego el usuario lo modifique a su conveniencia:

Horarios

Se definen los horarios del día a día en una semana para cada turno que fue previamente creado.

1.  Presionar el icono “Horarios”, para registrar los horarios con los que se trabajará por día de la semana para cada turno:

2.  El icono “Crear Horario por Defecto” permite crear horarios genéricos con valores estándares por defecto en cada horario y luego el usuario lo modifique a su conveniencia:

3.  Seleccionar el turno y definir por día el tipo de jornada (diurna, mixta, nocturna), el tipo de día (normal, legal, contractual), cantidad de horas diurnas y cantidad de horas nocturnas.

4.  Seleccionar el turno y definir por día el tipo de jornada (diurna, mixta, nocturna), el tipo de día (normal, legal, contractual), cantidad de horas diurnas y cantidad de horas nocturnas.

Conversiones

Se definen las conversiones en tiempo para efectos de cálculos de nómina en horas, días, meses, quincenas, bisemanas, etc. Estas conversiones serán cargados por defecto y deberán ser modificados únicamente en casos excepcionales.

1.  Presionar el icono “Conversiones”:

2.  Presionar el icono “Conversión por Defecto” para crear los valores y factores de conversión estándares de nómina y luego el usuario lo modificará de ser necesario:

3.  Los valores de conversión generados se visualizarán de la siguiente forma:

No se recomienda el cambio de los valores cargados en conversaciones sin previo apoyo de un consultor funcional.

Feriados

Se definen los diferentes días feriados o festivos, ya sean nacionales o regionales que están establecidos.

1.  Presionar el icono “Feriados” para registrar los días feriados o festivos que le apliquen a la sucursal:

2.  Ingresar la fecha y el nombre del feriado. Si el feriado se repite en la misma fecha de cada año se le indica “Repetir” y posteriormente se le indica el número de períodos y la unidad de períodos por el cual repetir el feriado, de lo contrato se le indicará “No Repetir”:

3.  Presionar el icono “Grabar”:

4.  Los feriados generados se visualizarán de la siguiente forma:

Copiar Feriados

El icono “Copiar Feriados” permite replicar los feriados desde una sucursal hacia otra sucursal de la misma empresa, evitando así re trabajo en la carga del dato:

Copiar una Sucursal

Copiar sucursal permite hacer una copia completa de los parámetros de una sucursal existente hacia otra que aún no existe, creando la nueva sucursal en el mismo momento y con los mismos valores de la sucursal origen de la copia.

1.  Presionar el icono “Copiar Sucursal” para proceder con la copia entre desde la sucursal origen hacia la sucursal destino:

2.  Se mostrará una ventana donde deberá registrar el código y nombre de la sucursal nueva, además de marcar los datos que se desean copiar específicamente:

3.  Presionar el icono “Copiar”:

Detalle Horarios

Se definen los horarios del día a día en una semana para cada turno que fue previamente creado.

Esta configuración es utilizada solamente para la configuración o integración de la información con un sistema de control de presencias (control de entradas y salidas).

Configurar Horas Extras para Integración con Presencias

1.Presionar el icono “Detalle Horarios”  y seleccionamos el turno, y el día para configurar las horas extras y feriados:

2.  Presionar el icono “Create” ubicado en la sección Horas Extras:

3.  Se desplegará una ventana donde se deberá registrar la hora inicial y hora final de marcaje en que puede acontecer un sobre tiempo, y seleccionar el concepto por el cual se aplicarán los pagos de sobre tiempo en la nómina.

4.  Presionar el icono “Create”:

Configurar Feriados para Integración de Presencias

1.Presionar el icono “Create” ubicado en la sección Feriados:

2.  Se desplegará una ventana donde se deberá registrar la hora inicial y hora final de marcaje en que puede acontecer un feriado laborado, y seleccionar el concepto por el cual se aplicarán los pagos de feriados laborados en la nómina:

3.  Presionar el icono “Create”:

4.  Los horarios creados para identificar las labores durante feriados se visualizarán de la siguiente forma:

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