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Información del Empleado

Mary Soto Actualizado por Mary Soto

Información del Empleado 

El módulo de Información del Empleado permite gestionar:

  1. Creación de Nuevos Empleados:
    • Registro inicial de datos personales y laborales
    • Asignación de contrato y cargo
    • Establecimiento de condiciones de ingreso
  2. Expediente Básico:
    • Gestión de información personal actualizada
    • Mantenimiento de datos laborales vigentes
    • Administración de información de pagos
  3. Expediente Histórico:
    • Seguimiento de la trayectoria laboral
    • Registro de cambios y movimientos
    • Control de desarrollo profesional

Cada sección está diseñada para mantener un registro completo y actualizado de toda la información relevante del empleado, facilitando la gestión del personal y el seguimiento de su desarrollo dentro de la organización.

Como crear el expediente básico de un nuevo empleado

1.  Dar click al botón “Create” para crear un trabajador.

 2.  Ingresar la información requerida en la pantalla desplegada.

  Todo campo con asterisco rojo (*) es obligatorio.

a) Código: asignar un número para identificar al trabajador. Si se deja nulo, el sistema lo asigna automáticamente con el criterio: Por empresa asigna el máximo número usado más uno.

b) Primer Nombre- Segundo Nombre: escribir el primer y segundo nombre del trabajador

c) Primer Apellido-Segundo Apellido: escribir el primer y segundo apellido del trabajador

d) Siguientes Nombres-Siguientes Apellidos: escribir los nombres y apellidos adicionales si el trabajador los posee

e)  Código de Contrato: seleccionar el contrato al que pertenece el trabajador

f)  Sucursal: seleccionar la sucursal a la cual pertenece el trabajador

g)  Tipo pago: seleccionar la forma en que le serán efectuados los pagos al trabajador

h)  Código sindicato: seleccionar el número que identifica el sindicato al cual pertenece el trabajador

i)  Turno rotativo: Activado: para definir como rotativo el turno del trabajador

j)  Fecha ingreso: escribir día, mes y año de ingreso del trabajador a la empresa

k)  Fecha egreso: el día, mes y año de egreso del trabajador de la empresa, al hacer un nuevo ingreso se deja nulo y al cerrar una liquidación aparece automáticamente esta fecha.

l)  Última rotación: día, mes y año de la última rotación del trabajador, al hacer un nuevo ingreso se deja nulo. Al cerrar los procesos de nómina y vacaciones ésta fecha aparece automáticamente, según lo que se haya definido en el módulo de TURNOS y en módulo de TRABAJADORES

m)  Último anticipo: día, mes y año del última anticipo del trabajador, al hacer un nuevo ingreso se deja nulo escribir día, mes y año del último anticipo

n)  Ultima nómina: día, mes y año de la última nómina devengada por el trabajador, al hacer un nuevo ingreso se deja nulo y al cerrar los procesos de nómina y vacaciones, esta fecha aparece automáticamente

o)  Turno: Seleccionar el turno en el cual se encuentra el trabajador

p)  Banda: seleccionar la banda en donde estará ubicado el cargo del trabajador

q)  Área: seleccionar el código del área en donde estará ubicado el cargo del trabajador

r)  Cargo: seleccionar el cargo que ocupará el trabajador dentro de la empresas)  

s) Actividad: seleccionar el código de la actividad, según el tipo de funciones a realizar por el trabajador

t)  Dirección: seleccionar la dirección organizacional a la cual está adscrito el trabajador

u)  Gerencia: seleccionar la gerencia organizacional a la cual está adscrito el trabajador

v)  Departamento: seleccionar el departamento al cual está adscrito el trabajador

Se da click al botón “Create” para guardar la información registrada.

Se deben completar todos los campos de las secciones que componen el expediente básico, si no se completan estos se presentaran errores al momento de intentar realizar un calculo de nomina para el contrato del trabajador. 

Origen Trabajador

1.  Dar click en origen del trabajador 

2.  Ingresar la información requerida sobre el origen del trabajador

a.  Cédula: indicar el número de identificación del trabajador (Solo numérico).

b.   Cédula Anterior: indicar el número de cédula anterior del trabajador (En caso de que aplique).

c.   Fecha vencimiento: indicar la fecha de vencimiento de la identificación del trabajador.

d.   Extranjero: marcar la casilla con un “check” en caso de ser un trabajador extranjero respecto a su país de residencia.

e.   Pasaporte: indicar el número de pasaporte del trabajador.

f.    Fecha Nacimiento: día, mes y año en que nació el trabajador.

g.   Fecha Nacionalización: día, mes y año en que se nacionalizó el trabajador (en caso de que aplique).

h.   País: indicar país de nacimiento del trabajador.

i.     Ciudad: indicar ciudad donde nació el trabajador.

j.     País Nacionalidad: código del país de nacionalización del trabajador.

k.   Identificador: número adicional que pueda servir para validar el número de cédula del trabajador. La identificación es una rutina utilizada en algunos países.

l.     ID Fiscal: indicar si el trabajador tiene número de identificación fiscal personal.

m. ID Fiscal 1: indicar si el trabajador tiene un segundo de identificación fiscal personal.

Domicilio Trabajador 

Para crear un registro debemos:

1.  Dar click en Domicilio

2.  Ingresar la información requerida sobre el domicilio habitacional del trabajador.

a.   País: Seleccionar el país donde se encuentra ubicada la vivienda del trabajador.

b.   Ciudad: Seleccionar la ciudad donde se encuentra ubicada la vivienda.

c.   Dirección: Dirección: indicar la dirección detallada donde se encuentra ubicada la vivienda.

d.   Calle Avenida: Indicar la calle avenida donde se encuentra ubicada la vivienda.

e.   Casa/Edificio: indicar el número de casa o edificio donde reside el trabajador.

f.    Piso: indicar en caso de ser apartamento el número de piso donde reside el trabajador.

g.   Sector/Urbanización: indicar la zona, sector o urbanización se encuentra ubicada la vivienda.

h.   Número: indicar el número de casa o apartamento donde reside el trabajador.

i.     Código Área Teléfono: indicar el código de área residencial del número telefónico.

j.     Teléfono: indicar el número telefónico residencial del trabajador.

k.   Código Área Celular: indicar el código de área celular del número telefónico.

l.    Celular: indicar el número telefónico celular del trabajador.

m. Zip Code: indicar el código postal residencial del trabajador.

n.   E-mail: indicar la dirección de correo electrónico personal del trabajador.

Expediente Básico

1. Dar click en expediente básico

2.  Ingresar la información requerida.

a.   Estado Civil: seleccione el estado civil del trabajador.

b.   Género: seleccione el género del trabajador (femenino o masculino).

c. Tipo de Trabajador: seleccione el tipo de trabajador.

d.   Nivel Educativo: seleccione el nivel educativo del trabajador.

e.   Causa de Ingreso: seleccione la causa por la que el trabajador ingresó a la empresa.

f.    Tipo de Contratación: seleccione el tipo de contratación del trabajado.

g.   Causa de Retiro: Se actualiza automáticamente después de la aplicación de una terminación laboral (liquidación)

h.   Razón Terminación: Se actualiza automáticamente después de la aplicación de una terminación laboral (liquidación).

i.     Número Seguridad Social: indicar el número con el que el trabajador está inscrito ante la entidad de seguro social.

j.    Situación Sso: Se actualiza automáticamente con alguno de los siguiente valores: R=Renuncia, D=Despido, J=Jubilación, P=Pensionado, T=Traslado, F=Fallecimiento, C=Culminación de Contrato, después de la aplicación de una terminación laboral (liquidación).

k. Discapacitado: marcar la casilla con un “check” en caso de que el trabajador sea discapacitado.

l. Libreta militar: indicar el número de libreta militar del trabajador para los países que lo utilicen.

m. Zurdo: marcar la casilla con un “check” en caso de que el trabajador sea zurdo.

n. Fuma: marcar la casilla con un “check” en caso de que el trabajador sea fumador activo.

ñ. Licencia: indicar el número de licencia de para conducir vehículos del trabajador.

o. Grupo Sanguíneo: seleccione el grupo sanguíneo del trabajador con alguno de los siguiente valores: AB+, AB-, A+, A-, B+, B-, O+, O+

p. Iniciales: campo opcional para indicar las iniciales del trabajador

q. Tnumber: campo opcional para indicar en los casos de un identificador de otro sistema que pueda tener el trabajador.

r. Casilla: campo opcional para indicar el número de casilla del trabajador. Este campo es utilizado solo en los casos de informar el código o ID del trabajador en un sistema biométrico. Solo en los casos requeridos para integración con ese sistema.

s. Marcas Pago: este campo indica cuales de los trabajadores que tienen habilitado las marcas por autogestión (con geolocalización), se les realizará la aprobación de estas para análisis y efectos de un pago.

t. Interpreta Registros: este campo indica cuales de los trabajadores que tienen habilitado las marcas por autogestión (con geolocalización), se les realizará aprobación de las presencias con interpretación de conceptos para efectos de pago en nómina.

Si el parámetro tiene valor "Si", al realizar la aprobación del registro el sistema interpretará los registros como conceptos para efectos de pago en nómina. Solo se puede indicar con "Si" cuando el parámetro "Marcas Pago" tiene como valor "Si".

Si el parámetro tiene valor "No", al realizar las aprobaciones de las marcas solo colocará la fecha procesado en los registros.

u. Respeta Horarios: este campo indica cuales de los trabajadores que tienen habilitado las marcas para pago, cumplen y respetan sus horarios de entrada y salida en función de la definición de turnos y horarios de la sucursal. Solo se puede indicar con "Si" cuando el parámetro "Marcas Pago" tiene como valor "Si".

Si el parámetro tiene valor "No", significa que los turnos y horarios serán variables y definidos semana a semana por su jefe o supervisor inmediato.

v. Estatura: campo opcional para indicar la estatura del trabajador en metros que es la unidad de medida más utilizado en Latam.

w. Peso: campo opcional para indicar el peso del trabajador en kilogramos que es la unidad de medida más utilizado en Latam.

x. IMC: índice de masa corporal (IMC)IMC = PESO / (ESTATURA²) El índice de masa corporal (IMC) se utiliza para determinar si un adulto tiene un peso saludable en relación con su altura. El IMC de una persona se calcula dividiendo su peso en kilogramos (kg) por la altura al cuadrado en metros (m²).

IMC inferior a 18.5 : BAJO PESO

IMC entre 18.5 y 24.9 : PESO NORMAL

IMC entre 25.0 y 29.9 : SOBREPESO

IMC es 30.0 o superior : OBESIDAD

y. WorldWide Id: campo opcional para indicar el identificador único mundial del trabajador de acuerdo con el sistema de RRHH externo que se disponga.

z. Correo Electrónico: e-mail corporativo del trabajador. Este campo valida que sea una dirección de correos válida.

a.a Comentario: campo opcional para indicar un comentario relacionado con los casos de terminación laboral o retiros de trabajadores. Puede incluir un pequeño comentario (hasta 40 caracteres).

Sueldos 

 1. Dar click en sueldos

2.  Ingresar la información requerida para los diferentes registros de sueldo devengado por un trabajador, bien sea en el momento de su ingreso o en fechas futuras. Solo se permite la carga de registros de sueldos posteriores a la última nomina cerrada del trabajador así como modificar o eliminar registros antes de haber entrado en vigencia o participado en algún calculo.

3.  Se despliega la ventana y dando click en “Add Row”, se registra el Sueldo que devengará el trabajador

a.   Fecha: Escribir el día, mes y año (dd/mm/yyyy) en que entrara en vigencia el nuevo sueldo. Cuando es un nuevo ingreso la fecha del sueldo debe ser igual a la fecha de ingreso.

b.   Sueldo: Escribir el monto corresponde al nuevo sueldo.

c.   Base sueldo: Seleccionar entre las variables establecidas previamente (horas, diario, semanal, quincenal, mensual, anual) para indicar la base del monto del sueldo ingresado.

d.   Porcentaje: El sistema calcula el porcentaje de incremento del nuevo registro de sueldo con respecto al sueldo anterior. Cuando se carga por primera vez con motivo de ingreso se indica 0%.

e.   Moneda: Seleccionar la moneda correspondiente al monto ingresado como sueldo del trabajador

f.    Causa aumento: Seleccionar una de las variables preestablecidas para indicar la causa del nuevo sueldo y automáticamente aparece el nombre dado a la variable.

4.  Una vez registrada la información se da click al botón “Apply Changes”.

Bancos

1.  Dar click en Bancos 

2. Dar click en el botón de "Create"

3.  Ingresar la información requerida que permite registrar el banco o los bancos en los cuales los trabajadores mantienen cuentas, donde se le efectuarán los depósitos según las distintas bases de valoración (puede tener tantos bancos y base de valoración sea necesario definir en el sistema).

a.   Número de cuenta: Ingresar el número de que identifica la cuenta. Se debe ingresar de la misma forma que lo exige la interfase del banco, bien sea con ceros a la izquierda, con o sin separadores.

b.   Cuenta: Seleccionar el tipo de cuenta entre las variables preestablecidas.

c.   Banco: Seleccionar el código que identifica al banco.

d.   Agencia: Seleccionar el código que identifica la agencia.

e.   Beneficiario: Colocar el nombre de la institución o persona titular de la cuenta.

f.    Base: Seleccionar unas de las bases de valoración establecidas previamente para el pago.

g.   ID fiscal beneficiario: indicar el número de cédula del beneficiario si fuera el caso

h.   Moneda: Seleccionar el código que identifica la moneda en la cual se va a depositar

i.     Prioridad: Indicar 1 o la jerarquización en caso separación de pagos en la misma base de valorización.

j.     Fecha inicial: Escribir el día, mes y año en que se inician los depósitos por dicho banco.

k.   Porcentaje: indicar 100 o el porcentaje a depositar en caso de separación de pagos en la misma base de valoración.

l.     Monto: Indicar 0 o establecer un monto fijo a ser depositado en el banco seleccionado.

m. Balance: marcar con un “check”. Solo dejar desmarcado en caso de separación de pagos en la misma base de valoración.

Foto

1.  Dar click en Foto

2.  Se debe ingresar la información requerida. La foto por cargar debe tener un formato de tipo .jpg

3.  Seleccionar archivo.

4.  Buscar la carpeta.

5.  Elegir el archivo.

6.  Click en “Abrir”.

7.  Click al botón “Apply chances”.

Turno 

1.  Dar click en Turno 

2.  Dar click en el botón de Add Row

3.  Seleccionar la información requerida.

a.   Turno: seleccionar el turno de trabajo que tendrá el trabajador.

b.   Sucursal: seleccionar la sucursal correspondiente al trabajador.

c.   Fecha inicial: indicar la fecha en que inicia el trabajador en ese turno.

d.   Tipo de Proceso: seleccionar el tipo de proceso (manual o automático). Automático son los registros que realiza el sistema en función a la rotación de turnos. Manual son los que ingresa el analista de nómina.

Datos Varios 

1. Dar click en Datos Varios 

2.  Agregar datos adicionales sobre el trabajador.

a. Grado Licencia: indicar el grado de la licencia de conducir.

b. Fecha vencimiento Licencia: indicar la fecha de vencimiento de la licencia de conducir.

c. Fecha vencimiento Certificado: Incluir la fecha de vencimiento del certificado.

d.  Fecha vencimiento Portación de Armas: indicar la fecha de vencimiento del permiso de portación de armas.

e. Marca de Vehículo: Indicar la marca del vehículo que tiene a su cargo.

f. Color de Vehículo: Indicar el color del vehículo que tiene a su cargo.

g. Placa del Vehículo: Indicar la placa del vehículo que tiene a su cargo.

h. Modelo del Vehículo: indicar el modelo del vehículo que tiene a su cargo.

i. Año del Vehículo: indicar el año del vehículo que tiene a su cargo.

j. Vehículo asignado por la empresa: se utiliza como indicativo si el vehículo es asignado por la empresa.

k. Auxiliar Contable: Auxiliar contable del trabajador (campo diseñado para ser utilizado en el asiento contable).

l. Inscrito en Asociación Solidarista: Campo especifico para Costa Rica, se utiliza como indicativo para determinar que el trabajador esta asociado a una asociación solidarista. Este indicativo no activa ninguna fórmula o cálculo en particular a menos que se trate de una fórmula customizada por el cliente.

m. Años de Experiencia Total en puesto de mando: Se ingresan el número de años de experiencia en puestos de mando.

n. Años de Experiencia Total: Se ingresa el número de años años de experiencia total en el ámbito laboral.

ñ. Padecimientos o Enfermedades: Se podrá registrar los padecimientos o enfermedades del trabajador. Esta información es actualizable por el modulo de Autogestión.

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