Información del Empleado

El módulo de Información del Empleado centraliza la administración integral del personal durante todo su ciclo de vida dentro de la organización, desde su incorporación hasta el seguimiento de su desarrollo y trayectoria laboral.

Su objetivo es garantizar la disponibilidad de información confiable, actualizada y estructurada para la gestión eficiente del talento humano.

Está conformado por las siguientes secciones:

Alta de Nuevos Empleados: Permite registrar e incorporar nuevos colaboradores al sistema, capturando sus datos personales y laborales, asignando el puesto, contrato y demás elementos requeridos para formalizar su ingreso a la organización conforme a las políticas establecidas.

Expediente Vigente: Concentra la información actual y activa del colaborador, incluyendo datos personales, situación laboral, información contractual y detalles relacionados con su esquema de compensación. Constituye la principal fuente de consulta para las operaciones diarias del área de Recursos Humanos.

Expediente Histórico: Resguarda el historial laboral completo del empleado dentro de la organización, registrando cambios de puesto, movimientos internos, modificaciones contractuales y demás eventos relevantes de su trayectoria profesional. Esta información resulta fundamental para procesos de auditoría, cumplimiento, análisis de talento y generación de reportes.

En conjunto, estas secciones proporcionan una visión integral y trazable de cada colaborador, asegurando una gestión eficiente de la información y facilitando la toma de decisiones estratégicas y operativas dentro del sistema RPS.

Como crear un nuevo trabajador

Se deben completar las siguientes pantallas:

Trabajador

Permite registrar, consultar y actualizar la información general, laboral y organizacional del trabajador, incluyendo su ubicación dentro de la estructura organizacional de la empresa. Estos datos son utilizados para procesos de administración de personal, nómina, control de asistencia y gestión organizacional.

Reglas tabla Trabajador:

Los campos marcados con (*) son obligatorios.
El código del trabajador es único dentro del sistema.
La sucursal se muestra como dato asociado al colaborador.
Los campos de fecha cuentan con selector de calendario.
Algunos campos poseen ayudas contextuales (ícono de interrogación).
Los campos Contrato y Sindicato permiten selección mediante búsqueda/listado.
La sucursal debe corresponder al contrato asignado.
La Fecha de Egreso solo aplica a trabajadores inactivos o retirados.
Los catálogos organizacionales (Turno, Actividad, Banda, Dirección, Área, Gerencia, Cargo y Departamento) se seleccionan desde listas parametrizadas.
La estructura organizacional debe ser consistente con la jerarquía definida por la empresa.
Un trabajador puede estar asociado a un único cargo y departamento vigente.

Origen

La pantalla "Datos de Origen del Trabajador" permite administrar la información de identificación personal, nacionalidad, documentos oficiales y lugar de nacimiento del colaborador. Esta información es utilizada para el cumplimiento de requisitos legales, fiscales, migratorios y administrativos, garantizando la correcta identificación del trabajador dentro de la organización.

Reglas tabla Origen:

Los campos País, Ciudad y País Nacionalidad permiten búsqueda y selección desde catálogos.
La condición Extranjero puede habilitar o requerir información adicional, como Pasaporte.
Los campos fiscales pueden ser requeridos dependiendo de la legislación del país o la condición migratoria del trabajador.
El sistema muestra ayudas contextuales mediante íconos de información.

Domicilio

La pantalla "Domicilio" permite administrar la información de residencia y contacto personal de los colaboradores. Incluye datos geográficos de ubicación, direcciones detalladas, teléfonos, correo electrónico personal y observaciones complementarias, con el fin de mantener información actualizada para procesos administrativos, legales, de comunicación y gestión de recursos humanos.Para crear un registro debemos:

Reglas tabla Domicilio:

País y Ciudad se seleccionan desde catálogos de valores.
El correo electrónico debe cumplir con un formato válido.
Los campos telefónicos aceptan únicamente formatos definidos por la configuración del sistema.
La información registrada debe corresponder al domicilio vigente del trabajador.

Expediente Básico

La pantalla "Expediente Básico" permite registrar, consultar y actualizar información general, laboral, física y administrativa del trabajador, complementando los datos personales del expediente de Recursos Humanos. Esta información es utilizada para procesos de contratación, nómina, seguridad social, salud ocupacional y administración de personal.

Reglas tabla Expediente Básico:

Los campos de selección utilizan catálogos parametrizados por la organización.
El IMC debe calcularse automáticamente a partir de la estatura y el peso registrados.
Las causas de retiro y razones de terminación aplican únicamente cuando exista una desvinculación laboral.
Los indicadores (Sí/No y casillas de verificación) determinan comportamientos específicos en procesos de nómina, asistencia o administración de personal.
La información médica y física debe mantenerse actualizada para fines de seguridad y salud ocupacional.

Sueldos

La pantalla "Sueldos" permite registrar, consultar y mantener el histórico de salarios del colaborador. Cada registro almacena el monto salarial, la fecha de vigencia, la moneda, el porcentaje de variación y la causa que originó el cambio, asegurando la trazabilidad de la información y su correcta integración con los procesos de nómina y administración de compensaciones.

Reglas tabla Sueldos:

Fecha es un campo obligatorio, debe ingresarse en formato DD/MM/AAAA.
No se permiten fechas inválidas.
La fecha del nuevo registro debe ser mayor o igual a la fecha del último registro vigente.
Sueldo es un campo obligatorio. Debe ingresar un valor numérico mayor que cero.
El formato debe utilizar punto (.) como separador decimal.
No se permiten caracteres alfabéticos ni símbolos especiales.
La moneda utilizada debe corresponder a la seleccionada en el campo Moneda.
No se pueden guardar registros con campos obligatorios vacíos.
El histórico salarial debe conservar una secuencia cronológica lógica.
Los importes salariales deben registrarse en la moneda seleccionada.
Toda modificación debe guardarse mediante la opción Save.
Los nuevos registros deben crearse mediante Add Row para mantener la trazabilidad del historial salarial.
El usuario debe contar con permisos de edición para crear, modificar o eliminar registros.

Bancos

La pantalla "Bancos" permite administrar las cuentas bancarias asociadas al colaborador para la distribución de pagos de nómina y otros conceptos monetarios. La funcionalidad incluye la definición de banco, agencia, tipo y moneda de cuenta, así como reglas de distribución mediante porcentajes, montos fijos, prioridades y manejo de saldos, garantizando la correcta ejecución de los procesos de pago al trabajador.

Reglas tabla Bancos:

Un trabajador puede tener una o varias cuentas bancarias registradas.
La prioridad determina el orden de distribución de pagos cuando existen múltiples cuentas.
El porcentaje de distribución normalmente debe sumar 100% entre todas las cuentas activas para una misma base de pago.
Cuando la opción Balance está habilitada, la cuenta recibe el saldo remanente después de aplicar las demás distribuciones.
La fecha inicial define desde cuándo la cuenta será considerada en los procesos de nómina.
La moneda de la cuenta debe ser compatible con la configuración de pago definida para el trabajador.

Turno

La pantalla "Turnos" permite gestionar el historial de asignaciones de turnos laborales de los colaboradores. La funcionalidad registra la fecha de vigencia, el turno asignado, la sucursal asociada y el tipo de procesamiento, proporcionando la información necesaria para la planificación de horarios, control de asistencia y ejecución de procesos de nómina.

Reglas tabla Turnos

Todo registro de turno debe contar con una Fecha Inicial de vigencia.
Un trabajador puede tener múltiples asignaciones de turno durante su permanencia en la empresa.
El sistema debe conservar el historial de cambios de turnos para fines de auditoría y trazabilidad.
Las fechas de vigencia no deben generar traslapes entre asignaciones activas.
La sucursal asociada al turno debe corresponder a una sucursal válida para el trabajador.
Los cambios de turno impactan los procesos de asistencia, programación laboral y cálculo de nómina.

Datos Varios Trabajadores

La pantalla "Datos Varios Trabajadores" permite administrar información complementaria del expediente del colaborador, incluyendo historial laboral, licencias y certificaciones, datos vehiculares, experiencia profesional, información administrativa y antecedentes relevantes para la gestión de Recursos Humanos. Esta funcionalidad centraliza información adicional requerida por diferentes procesos organizacionales, legales y operativos.

Reglas tabla Datos Varios Trabajadores

Todos los campos marcados como obligatorios por el sistema deben completarse antes de guardar el registro.
Las fechas deben registrarse en formato dd/mm/aaaa.
No se permiten caracteres especiales en campos numéricos.
Los campos de texto deben registrarse con información válida y actualizada del trabajador.
Los campos de fechas de vencimiento deben ser iguales o posteriores a la fecha actual cuando corresponda registrar documentos vigentes.

Profesiones/Idiomas

La pantalla "Profesiones e Idiomas del Trabajador" permite gestionar la formación académica, especialidades profesionales y competencias lingüísticas de los colaboradores. La funcionalidad almacena información sobre estudios realizados, instituciones educativas, niveles académicos alcanzados e idiomas dominados, proporcionando datos relevantes para la gestión del talento, desarrollo profesional, capacitación y procesos de selección dentro de la organización.

Reglas tabla Profesiones

Un trabajador puede registrar múltiples profesiones o estudios.
El año de graduación debe ser válido y no superar la fecha actual.
Cuando el indicador Graduado sea "Sí", el campo Año Graduado deberá contener información.
La institución educativa debe seleccionarse o registrarse de acuerdo con los catálogos definidos por la organización.

Reglas tabla Idiomas

Un trabajador puede registrar múltiples idiomas.
Los niveles de dominio deben seleccionarse desde una escala predefinida por la organización.
La información puede utilizarse para procesos de selección, promociones internas y asignación de proyectos.
Los idiomas registrados deben mantenerse actualizados para reflejar el nivel real de competencia del trabajador.
Institución: se indica la institución en dónde el trabajador realizó los estudios.

Familiares

La pantalla "Familiares" permite gestionar la información de familiares y dependientes asociados al colaborador. Incluye datos personales, identificación, parentesco, nivel educativo, información de contacto y condiciones especiales, facilitando la administración de beneficios, seguros, asignaciones familiares y demás procesos de Recursos Humanos que requieran información de beneficiarios o dependientes del trabajador.

Reglas tabla Familiares

Un trabajador puede registrar múltiples familiares.
La fecha de nacimiento debe ser válida y no puede ser posterior a la fecha actual.
Cuando se registre una fecha de defunción, el familiar no podrá ser considerado como beneficiario activo de ciertos beneficios organizacionales.
La opción Recibe Asignación determina si el familiar participa en procesos de cálculo de beneficios o subsidios.
Los familiares registrados pueden utilizarse como beneficiarios de pólizas, seguros, ayudas sociales o programas corporativos.
La información debe mantenerse actualizada para garantizar la correcta administración de beneficios asociados al trabajador.

Documentación

La pantalla "Documentación" permite administrar los documentos digitales asociados al expediente del colaborador. La funcionalidad incluye la clasificación por tópicos documentales, el almacenamiento de archivos electrónicos, el control de fechas de vencimiento y el registro de observaciones y etiquetas, garantizando una gestión centralizada, organizada y trazable de la documentación requerida por los procesos de Recursos Humanos.

Reglas tabla Documentación

Todo documento debe estar asociado a un tópico o categoría documental.
Debe existir un archivo adjunto para completar el registro.
La fecha de vencimiento es opcional y aplica únicamente a documentos con vigencia definida.
Un trabajador puede tener múltiples documentos registrados en su expediente.
Las etiquetas permiten realizar búsquedas rápidas y mejorar la clasificación documental.
Los documentos almacenados deben conservar trazabilidad sobre fecha de registro y categoría asociada.
Los permisos de consulta, carga y eliminación deben respetar los roles definidos en el sistema.

Rutinas

La pantalla "Rutinas" permite administrar la estructura de supervisión, niveles de autorización y relaciones de aprobación asociadas a un colaborador. Incluye la gestión de supervisores por línea, configuraciones de niveles de aprobación, asignación de aprobadores y consulta de trabajadores bajo responsabilidad de aprobación, proporcionando soporte a los flujos de autorización y control organizacional dentro del sistema de Recursos Humanos.

Reglas tabla Rutinas

Un aprobador puede tener asignados múltiples trabajadores.
Las relaciones de aprobación deben contar con un nivel de aprobación válido.
La vigencia de la relación se controla mediante las fechas inicial y final.
Las notificaciones por correo dependen de la configuración definida para cada asignación.
La información mostrada debe corresponder a configuraciones activas y vigentes dentro de los flujos de aprobación corporativos.

Funcionalidades Generales

Add Row: Permite crear un nuevo registro salarial.

Edit: Permite modificar registros existentes según las restricciones de vigencia definidas por el sistema.

Save: Guarda los cambios realizados en los registros salariales.

Actions: Muestra acciones adicionales disponibles para el registro seleccionado.

Reset: Restablece filtros o descarta cambios pendientes.

Tabla de Contenido

Información del Empleado