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Richard Smith Actualizado por Richard Smith

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Esta opción se utiliza para la creación de documentos que van a estar dentro de las carpetas creadas. 

Creación de un documento

·        Se le da clic en Create.

 

·        Carpeta: Se selecciona la carpeta ya creadas donde se ingresa los documentos. 

·        Versión: se indica la versión del documento

·        Nombre: es heredado del nombre del archivo.

·        Creado por: el usuario aparece automáticamente

·        Descripción: se indica una breve descripción 

·        Archivo: se adjunta el documento.  

·        Etiquetas: palabras para la ayuda de un documento en forma más rápida. 

·        Seleccione el botón Create para finalizar la creación del documento. 

 

Una vez creado el o los documentos encontraremos en la pantalla todos los registros creados y 2 opciones con el símbolo del lápiz.

Cuando se le da click al primer lápiz, se permite modificar el registro original del documento disponible a los trabajadores,  el usuario tiene la opción de realizar cambios al registro donde modifique o no la versión del documento. Al modificar el numero de versión se actualiza el campo de fecha de actualización con la fecha del momento del cambio.

Modificar un documento

Se ingreso al primer lápiz ✏️.

·        Documento: N ° de documento

·        Carpeta: se elige la carpeta 

·        Versión: se indica el número de la versión del documento

·        Fecha creación: automáticamente el sistema indica la fecha de la creación, no se podrá modificar. 

·        Nombre: Se hereda automáticamente del nombre del archivo.

·        Creado por: Automáticamente el coloca el usuario que lo está creando

·        Descripción: se incorpora una pequeña descripción 

·        Archivo: Se debe adjuntar el documento.

·        Etiqueta: palabras para la ayuda de un documento en forma más rápida.

Finalizamos el proceso dando click en "Apply Changes"

Cargar el histórico de versión de un documento

Al dar click al segundo lápiz encontraremos la opción para cargar los históricos de versiones del documento.  Estas versiones no estarán disponibles para la consulta de los trabajadores por el módulo de autogestión es únicamente a razón de resguardo del usuario.

Se le da clic en Crear.

Y aparece la información de los documentos como:

·        Doc. #: número de documento.

·        Aparece en forma automática el nombre del documento.

·        Versión: se incluye la versión del documento.

·        Fecha de actualización: aparece la fecha en la que se está actualizando.

·        Actualizado por: el usuario que está realizando la actualización.

·        Descripción: se incorpora una pequeña descripción.

·        Archivo: se adjunta el documento.

·        Estado: si el documento se encuentra liberado.

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