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Integración de Presencias

Integración de Presencias sincroniza datos de asistencia entre control de acceso y nómina. Requiere configuración de conceptos, turnos, lectores, parámetros y empleados. Incluye siete escenarios de interpretación según horarios y marcajes.

Mary Soto
Actualizado por Mary Soto

Integración de Presencias

Permite la integración y procesamiento de la información de presencias/asistencias de los empleados, facilitando la sincronización de datos entre los sistemas de control de acceso y el sistema de nómina.

Se debe considerar la carga de datos previos para su correcto funcionamiento.

1. Prerrequisitos y Configuración

Antes de ejecutar la interpretación de presencias con RPS, es necesario verificar que los siguientes parámetros estén correctamente configurados en el sistema.

1.1 Configuración de Conceptos

El concepto utilizado en el detalle horario o detalle horario feriado debe cumplir con las siguientes condiciones:

  • Debe existir en Conceptos por Contratos vigente para el contrato del trabajador.
  • Debe tener el parámetro módulo configurado como Asistencia o Ambos.

Ruta: Tablas/Básicas de Nómina/Conceptos por Contrato.

1.2 Configuración del Turno

El turno asignado al trabajador debe tener parametrizados los siguientes campos:

  • DETALLE_HORARIO
  • DETALLE_HORARIO_FERIADO

Ruta: Tablas/Generales/Ubicaciones Físicas/Sucursal/Detalle Horarios.

1.3 Configuración en Datos Sucursal

El ID de la sucursal en el sistema biométrico solo si realiza integración de marcaciones desde dispositivo biométrico externo.

Campo

Valor requerido

Descripción

SUCURSAL_CODE

ID de la sucursal en el sistema biométrico

Habilita la integración de marcaciones desde dispositivo biométrico externo.

Nulo

Si la captura de horarios y marcas proviene desde Autogestión.

Ruta: Tablas/Generales/Ubicaciones Físicas/Sucursal/Datos Sucursal.

1.4 Configuración por Sucursal — Carga de Lectores

Se debe configurar por sucursal la asignación de lectores de la siguiente manera:

Lector

Función

1

Entrada

2

Salida

Ruta: Tiempo y labor/Integración Presencias/Carga de Lectores.

1.5 Configuración por Sucursal — Parámetros Horario

Se debe configurar los siguientes parámetros por sucursal:

  • Fracción Minuto
  • Concepto de Ausencia
  • Concepto Hora Descuento
  • Tipo Asistencia

Ruta: Tiempo y labor/Integración Presencias/Parámetros Horarios.

1.6 Configuración en el Expediente del Empleado

En la tabla RR_HH_TRABAJADORES, el empleado debe tener los siguientes campos configurados:

Campo

Valor requerido

Descripción

MARCAS_PAGO

Sí

Habilita el procesamiento de marcas para pago.

RESPETA_HORARIOS

No

Permite flexibilidad en la interpretación de horarios.

INTERPRETA

Sí

Activa la interpretación automática de presencias.

CASILLA

0

 ID del Empleado

Habilita las marcaciones en Autogestión.

Habilita la integración de marcaciones desde dispositivo biométrico externo.

Ruta: Empleados/Información Básica/Información del Empleado.

1.7 Configuración en Líneas de Mando

En la tabla LINEAS_TRABAJADOR, el empleado debe tener asignado su supervisor para la línea de mando 1 a fin de establecer el jefe/supervisor encargado de gestionar, verificar y aprobar de los horarios y presencias para interpretación.

Campo

Valor requerido

COD_EMPRESA

Código de la empresa a la que pertenece el trabajador

COD_TRABAJADOR

Código del trabajador

COD_TRABAJADOR_JEFE

Código del jefe/supervisor

COD_EMPRESA_JEFE

Código de la empresa a la que pertenece el jefe/supervisor

LINEA

1

Ruta: RRHH/Tablas Básicas/Líneas por Trabajador.

2. Reglas Generales de Interpretación

Las siguientes reglas aplican de forma general para todos los escenarios de interpretación:

  • El concepto utilizado en detalle horario o detalle horario feriado debe existir en conceptos y en concepto por contratos para el contrato vigente del trabajador.
  • La fracción minuto aplica únicamente en escenarios donde existen horarios para lectores de Entrada/Salida y marcas para lectores de Entrada/Salida. Se valida de manera independiente: horario de entrada vs. marca de entrada, y horario de salida vs. marca de salida.
  • El horario de entrada debe relacionar obligatoriamente un horario de salida.
  • El marcaje de entrada debe relacionar obligatoriamente un marcaje de salida. No se procesan registros de horarios y marcas que no cumplan la relación Entrada-Salida.

3. Escenarios de Interpretación

A continuación, se describen los escenarios posibles de interpretación según la combinación de horarios y marcajes registrados.

3.1 Resumen de Escenarios

Escenario

Horarios

Marcajes

Resultado

1.1

No

No

Sin interpretación.

1.2.1

No

Sí (día normal)

Interpretación según DETALLE_HORARIO del turno. Sin fracción minuto.

1.2.2

No

Sí (feriado)

Interpretación según DETALLE_HORARIO_FERIADO del turno. Sin fracción minuto.

1.3.1

Sí

No (sin feriado/vacación/incapacidad)

Se registra ausencia con Concepto Ausencia (Pág. 22003).

1.3.2

Sí

No (con feriado/vacación/incapacidad)

Sin interpretación.

1.4.1.1

Sí

Sí (día normal)

Se aplican reglas de fracción minuto, sobretiempos y tardías.

1.4.2.1

Sí

Sí (feriado)

Interpretación total por DETALLE_HORARIO_FERIADO. Sin fracción minuto.

3.2 Escenario 1.1 — Sin Horarios y Sin Marcajes
  • Horarios: No
  • Marcajes: No

Resultado: No hay interpretación.

3.3 Escenario 1.2 — Sin Horarios, Con Marcajes

Si no hay horario de entrada ni de salida, pero sí hay marcaje de entrada y salida:

Escenario 1.2.1 — Día Normal (No Feriado)

Resultado: Interpretación de horas por conceptos según DETALLE_HORARIO del turno vigente para la fecha en que inicia la jornada (según el marcaje de entrada).

📌 Importante: En este escenario no se considera la fracción minuto.

 

Escenario 1.2.2 — Feriado

Resultado: Interpretación de horas por conceptos según DETALLE_HORARIO_FERIADO del turno vigente para la fecha en que inicia la jornada (según el marcaje de entrada).

📌 Importante: En este escenario no se considera la fracción minuto.

3.4 Escenario 1.3 — Con Horarios, Sin Marcajes

Escenario 1.3.1 — Sin Feriado, Vacación ni Incapacidad

Si hay horario de entrada y salida, pero no hay marcaje de entrada ni salida, y no existe feriado, vacación ni incapacidad registrada para el día de inicio de la jornada:

Resultado: Interpretación de día de ausencia mediante el Concepto Ausencia configurado en Parámetros Horario (Pág. 22003).

 

Escenario 1.3.2 — Con Feriado, Vacación o Incapacidad

Si hay horario de entrada y salida, pero no hay marcaje de entrada ni salida, y sí existe feriado, vacación o incapacidad registrada para el día de inicio de la jornada:

Resultado: No hay interpretación.

📌 Importante: Considera vacaciones tipo acumuladas diarias, acumulativas y vencidas. En vacaciones tipo acumulativas no considera registros con tipo de día DIAS_COBRO (vacaciones en dinero). Considera la vacación independientemente de que el status sea pendiente o disfrutada. Solo considera la incapacidad con fecha de transferencia registrada.

3.5 Escenario 1.4 — Con Horarios y Con Marcajes

Escenario 1.4.1 — Día Normal (No Feriado)

En este escenario se evalúan tres tipos de situaciones según la diferencia entre la marca y el horario. La fracción minuto actúa como umbral de tolerancia.

A) En Tiempo (sin interpretación):

  • Marca de entrada = Horario de entrada: sin interpretación.
  • Marca de salida = Horario de salida: sin interpretación.
  • Marca de entrada < Horario de entrada y la diferencia es menor a la fracción minuto: sin interpretación.
  • Marca de entrada > Horario de entrada y la diferencia es menor a la fracción minuto: sin interpretación.
  • Marca de salida < Horario de salida y la diferencia es menor a la fracción minuto: sin interpretación.
  • Marca de salida > Horario de salida y la diferencia es menor a la fracción minuto: sin interpretación.

B) Sobretiempos (marca fuera del horario con diferencia ≥ fracción minuto):

  • Marca de entrada < Horario de entrada y la diferencia es mayor o igual a la fracción minuto: interpretación de horas de sobretiempo según DETALLE_HORARIO del turno vigente.
  • Marca de salida > Horario de salida y la diferencia es mayor o igual a la fracción minuto: interpretación de horas de sobretiempo según DETALLE_HORARIO del turno vigente.

C) Tardías / Salida anticipada (diferencia ≥ fracción minuto, dentro del horario):

  • Marca de entrada > Horario de entrada y la diferencia es mayor o igual a la fracción minuto: interpretación de horas no laboradas por el Concepto Hora Desc. (Pág. 22003).
  • Marca de salida < Horario de salida y la diferencia es mayor o igual a la fracción minuto: interpretación de horas no laboradas por el Concepto Hora Desc. (Pág. 22003).

Escenario 1.4.2 — Feriado

Si hay marcaje de entrada y salida en un día feriado:

Resultado: Interpretación de la totalidad de horas trabajadas por conceptos según DETALLE_HORARIO_FERIADO del turno vigente para la fecha en que inicia la jornada.

📌 Importante: En este escenario no se considera la fracción minuto.

4. Glosario de Términos

Término

Definición

Fracción Minuto

Margen de tolerancia en minutos para determinar si una diferencia entre marca y horario genera o no una interpretación.

DETALLE_HORARIO

Configuración de conceptos de pago asociados al turno para días laborales normales.

DETALLE_HORARIO_FERIADO

Configuración de conceptos de pago asociados al turno para días feriados.

Concepto Ausencia

Concepto configurado en Parámetros Horario (Pág. 22003) utilizado para registrar ausencias injustificadas.

Concepto Hora Desc.

Concepto configurado en Parámetros Horario (Pág. 22003) utilizado para registrar horas no laboradas (tardías o salidas anticipadas).

Lector Entrada

Lector 1, registra el marcaje de entrada del trabajador.

Lector Salida

Lector 2, registra el marcaje de salida del trabajador.

Sobretiempo

Horas trabajadas fuera del horario establecido (antes de la entrada o después de la salida), con diferencia mayor o igual a la fracción minuto.

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